AIM AI SOFTWARE LAB開店八堂課 › 第 8 堂
每個月花三十分鐘，看這五個數字
建立一份你自己的月檢查表，並做第一次體檢。
做完你會有一份月報格式，加上這個月的體檢結果。
開始前先準備上個月的營收、訂單數、退貨率、廣告費。
為什麼這堂排在這裡
前七堂是一次性的設定，這堂是讓它持續有效的機制。沒有固定的回顧，三個月後所有數字又會回到「感覺應該還好」。
1・開始之前：先確認你手上有什麼
先講清楚，這堂課不是要你學什麼高深的財務分析，是要你養成一個習慣：每個月固定挖一次自己的數字，抓歪掉的地方。動手之前，先把手邊這幾份東西找出來，不然做到一半你會卡住去找資料，斷掉節奏。你需要：這個月每筆訂單的明細（金額、商品、日期，後台訂單匯出通常都有）、每個商品的進貨成本（不是你記憶中的成本，是最新一批的實際成本，因為漲價你可能還沒更新到表格裡）、退貨或退款的紀錄（幾件、退什麼商品，如果平台有記錄退貨原因也一起抓下來）、還有這個月花在廣告或行銷上的錢，包括你自己可能忘記算進去的免運補貼、滿額贈、優惠券折扣。平台費率、金流手續費這些數字不要用你記的，去你的後台查最新的，因為每隔一段時間都會調。這些東西全部抓齊，你才有資格開始做這堂課的表。如果你現在翻後台發現連上個月的退貨紀錄都撈不出來，先別急著往下做，去把匯出功能搞熟，這比你現在急著填表更重要，因為之後每個月都要重複這個動作。
2・一步一步做
我們用一組假設數字帶你走一次，你邊看邊把自己的數字套進去。假設你這個月賣兩款主力商品：A 商品售價699，成本280，賣了300件；B 商品售價990，成本450，賣了100件，這個月總共出貨400單。 第一個數字，月營收。A 商品699乘300等於209700，B商品990乘100等於99000，加起來308700，這就是你這個月的營收。 第二個數字，加權毛利率。先算毛利：A商品每件毛利419（699減280），乘300等於125700；B商品每件毛利540（990減450），乘100等於54000，兩個加起來179700。毛利179700除以營收308700，等於58.2%。這裡要用「加權」算，是因為如果單看A商品毛利率60%、B商品毛利率54.5%，兩個直接平均會失真，你的商品組合裡A賣得多B賣得少，真實整體毛利率要照銷量比例去算，不然會誤判自己比實際賺得多。 第三個數字，退貨率。假設這個月退貨或退款共25件，25除以400等於6.25%。 第四個數字，客單價。營收308700除以400單，等於771.75。 第五個數字，廣告費佔營收比。假設這個月花在廣告加各種折扣補貼上總共30000，30000除以308700，等於9.7%。 把這五個數字並排列出來：營收308700、毛利率58.2%、退貨率6.25%、客單價771.75、廣告佔比9.7%。這就是你這個月的體檢結果，先照著這個流程算一次，數字對不對不重要，流程走順才重要。
3・你做出來的東西該長什麼樣
做完你手上該有一張很簡單的表，橫向五欄：營收、加權毛利率、退貨率、客單價、廣告佔比，直向是月份，這個月填一行，下個月再填一行，看的就是這五個數字隨時間怎麼變。不要美化，不要加圖表、不要配色，excel或google試算表一張陽春表格就好，你自己看得懂就夠。表格旁邊可以留一欄「異常標記」，比如退貨率超過8%就標紅，毛利率掉破50%就標紅，這個門檻你自己先抓一個粗略的數字，不用精準，抓一個「感覺不對」的線就好，之後每個月比對這條線有沒有被踩到。判斷自己做對了的方法很簡單：把這五個數字排出來，應該能立刻看出「這個月哪裡跟平常不一樣」，比如退貨率從5%跳到9%，或者客單價掉了一百塊，這種一眼就能揪出來的異常，才是這張表真正的用途。如果你做完盯著表格半天看不出任何問題，那不代表這個月經營得很好，八成是你套的數字本身不夠細，比如把十個商品的成本用同一個平均值去算，那加權毛利率其實在幫你掩蓋某個商品在虧錢的事實。這張表不是拿去給誰報告用的，是你自己每個月看，看完馬上能決定「這個月要去查哪裡」的工具，做出來如果讓你有種想繼續往下追問的衝動，那就是做對了。
4・常見的卡關與怎麼解
最容易卡住的地方，是把報表做得太漂亮。你會忍不住想加個圓餅圖、換個好看的字體、把數字設成千分位加顏色，結果花了一個下午在排版上，五個數字反而沒認真核對過。這是本末倒置，這張表的價值不是好不好看，是你有沒有老實面對數字。第二個常見狀況，是第一次做沒有基準，你算出這個月毛利率58%，心裡完全沒有感覺這算好還算壞，因為手上沒有上個月、上上個月的數字可以比。這不是你做錯，是你才剛開始，先把這個月當基準線記下來，下個月就有得比了，不用急著第一次就判斷好壞。第三個狀況，是含稅未稅、成本有沒有算進金流手續費和倉儲成本，這些細節你會漏掉，導致算出來的毛利率比實際好看，等到月底對帳才發現錢沒有你想的那麼多，先去確認你的成本欄位有沒有把這些隱藏費用算進去。第四個狀況，是你用單一款商品的毛利率去代表全店，忽略了加權，結果主力賺錢商品掩護了某個一直在虧錢的滯銷商品，你以為整體很健康，其實是被平均值騙了，回頭去查每個商品各自的毛利率再對照銷量，才不會被蒙在裡面。
5・做完之後，下一步
這張表做完不是結束，是開始。訂在你手機日曆上，每個月固定一天，花三十分鐘重複這個動作，數字才會累積出趨勢，單看一個月的體檢意義不大，看三個月、半年，才會看出這家店真正的走勢，是在往上還是慢慢在歪。如果這次體檢有數字被你自己標紅了，比如退貨率明顯偏高，或某個商品毛利率低到不合理，不要放著，下一步就是回頭去查那個商品或那個環節出了什麼事，這跟你之前做過的商品層級利潤分析是連在一起的，這張月報表負責告訴你「哪裡不對」，細節分析負責告訴你「為什麼不對」。持續做三個月之後，你會發現自己看數字的直覺變快了，不用算完整張表，光看營收和退貨率兩個數字，就能感覺到這個月狀況怎麼樣，那就是這堂課真正要你練出來的東西，不是這張表本身，是你對自己生意的手感。
照這個順序用這三個工具
最容易卡住的地方
報表做得太漂亮。你要的是能一眼看出哪裡歪掉，不是給別人看的東西。