收 Email 和電話之前,先把該說的說清楚。
告知條款: (可直接放在表單旁的版本) 我們為了處理訂單出貨、寄送商品、以及提供後續的優惠或活動通知,會向您蒐集姓名、電話、地址、Email這些資料。 這些資料只會在您持續與我們往來的期間內使用,並在台灣處理。資料不會被賣給第三方,也可能會交給物流業者或系統服務商來完成出貨與通知。 您可以隨時向我們申請查詢、閱覽、複製、補充或更正您的資料,也可以要求停止蒐集、處理、利用或刪除資料。 若您選擇不提供必要資料,我們將無法為您完成訂單或提供相關服務。 以上說明依據個人資料保護法辦理,這不是法律意見,正式上線前建議請律師確認。 短版(一句話,放在勾選框旁): 我已同意您為出貨與行銷通知,蒐集並使用我的姓名、電話、地址、Email,並了解我的權利與不提供的後果。 提醒: 若您後續不想收到行銷通知,可隨時要求停止使用或刪除資料。 法定權利的行使可能需核對身分,請提供正確資料以利我們處理。
使用前先知道
不一定。這個工具幫你產出基本告知內容,但合規與否還要看你的實際蒐集做法是否與條款一致。例如你寫「僅用於出貨」,結果卻發送促銷信,就算條款寫得再好也違反當事人同意範圍。建議產出後請法務或專業人士確認。
可以,但實務上不建議。保留期限應具體明確,例如「訂單完成後三年」或「帳戶註銷後一年」。若寫「永久保留」或「直至要求刪除」,容易讓當事人質疑你缺乏資料管理政策,也增加被檢舉時舉證的難度。明確的期限對雙方都有保障。
不夠。每一種管道都要分開列出,因為當事人需要知道自己在哪個環節提供資料。例如:網站表單、LINE官方帳號、來電客服電話、實體門市。管道寫得越清楚,當事人越能理解自己的資料流向,也減少未來申訴時「不知道在哪被蒐集」的爭議。
這個工具每天都會自動測試一次;如果壞掉,系統狀態頁會寫出來。 我們不會為了拿你的 Email 而擋住結果。
你卡在哪?打一句話,我幫你找工具。
不記錄、不留 email。答案只是指路,數字請用工具自己算。